6. Поняття електронного документообігу та правові ознаки електронних документів

Синєокий О.В. Інформаційне право України!

Електронний

обов'язкові реквізити документа (ст. 5). Обов'язковий реквізит електронного документа - обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.

Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановлено правовий статус електронного документа та його копії. Зокрема, юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну      форму. Допустимість

електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Разом із тим, зідно зі ст. 8 зазначеного Закону електронний документ не може бути застосовано як оригінал: 1) свідоцтва про право на спадщину; 2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів; 3) в інших випадках, передбачених законом [68].

Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими      суб'єктами       електронного

документообігу (ст. 6).

Електронний підпис - це дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані. Накладанням електронного підпису    завершується   створення

електронного документа. Цифровий підпис призначений для аутентифікації особи, що підписала електронний документ.

Одним з видів електронного підпису є електронний цифровий підпис.

Відносини, пов'язані з використанням електронних      цифрових          підписів,

регулюються Законом України «Про електронний      цифровий          підпис».

Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб'єктами електронного документообігу на договірних засадах.

Закон України «Про електронний цифровий підпис» визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису. Дія даного Закону не поширюється на відносини, що виникають під час використання інших видів електронного підпису, в тому числі переведеного у цифрову форму зображення власноручного підпису. Якщо міжнародним договором, згода на обов'язковість якого надана Верховною Радою України, встановлено інші правила, ніж ті, що передбачені Законом «Про електронний цифровий підпис», застосовуються правила міжнародного договору.

Електронний цифровий підпис - це реквізит електронного документу, що дозволяє            встановити                            відсутність

перекручування інформації в електронному документі з моменту формування ЕЦП та перевірити приналежність підпису власникові сертифікату ключа ЕЦП.

Значення реквізиту здійснюється за наслідками криптографічного перетворення набору електронної інформації з використанням закритого ключа ЕЦП.

Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Засіб електронного цифрового підпису - це програмний засіб, програмно- апаратний або апаратний пристрій, призначені для генерації ключів, накладення та/або перевірки електронного цифрового підпису.

Особистий ключ - це параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу.

Відкритий ключ - це параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису.

Сертифікат відкритого ключа (далі - сертифікат ключа) - це документ, виданий центром сертифікації ключів, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа підписувачу. Сертифікати ключів можуть

організацію цифрового її керівник, якщо законодавством. Застосування електронного цифрового підпису в установі забезпечує підрозділ інформаційних технологій, а у разі відсутності такого - підрозділ, що виконує відповідні функції (далі - відповідальний підрозділ), або працівник, спеціально визначений наказом керівника цієї установи.

Суб'єктами                       електронного

документообігу є автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі електронного документообігу.

Автор електронного документу - це фізична або юридична особа, яка створила електронний документ.

Послуги електронного цифрового підпису - це надання у користування засобів електронного цифрового підпису, допомога при генерації відкритих та особистих ключів, обслуговування сертифікатів ключів (формування, розповсюдження, скасування, зберігання, блокування та поновлення), надання інформації щодо чинних, скасованих і блокованих сертифікатів ключів, послуги фіксування часу, консультації та інші послуги, визначені Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Надійний засіб електронного цифрового підпису - це засіб електронного цифрового підпису, що має сертифікат відповідності або позитивний експертний висновок за результатами державної екс­пертизи у сфері криптографічного захисту інформації.

Суб'єкти                             електронного

документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту. В інформаційних, те­лекомунікаційних,                  інформаційно- телекомунікаційних системах,  які забезпечують обмін електронними документами, що містять інформацію, яка є власністю держави, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законодавства.

Суб'єкти                             електронного

документообігу користуються правами та мають обов'язки, які встановлено для них законодавством. Якщо в процесі організації електронного документообігу виникає не­обхідність у визначенні додаткових прав та обов'язків суб'єктів                                                       електронного

документообігу, що не визначені законодавством, такі права та обов'язки можуть встановлюватися цими суб'єктами на договірних засадах.

Формат списку відкликаних сертифікатів визначається відповідними технічними специфікаціями форматів представлення базових об'єктів національної системи ЕЦП. Управління статусом сертифіката та розповсюдження інформації про статус сертифіката повинні бути вільнодоступні цілодобово.

Звернення щодо скасування сертифікатів фіксуються та зберігаються в акредитованому центрі. Акредитований центр повинен забезпечити цілісність та автентичність інформації щодо статусу сертифікатів.

Порядок обов'язкової передачі документованої інформації, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1454 визначає механізм обов'язкової передачі на зберігання центральному засвідчувальному органу або засвідчувальному центру посилених сертифікатів відкритих ключів (далі - сертифікати), документованої інформації акредитованим центром сертифікації ключів (далі - акредитований центр) у разі
припинення його діяльності. Метою зазначеної передачі є забезпечення можливості перевірки електронного циф­рового підпису, накладеного на електронний документ підписувачем, відкритий ключ якого засвідчений в акредитованому центрі, що припиняє діяльність.

Акредитований центр, що засвідчив свій відкритий ключ у центральному засвідчувальному органі   або

засвідчувальному центрі, здійснює передачу центральному засвідчувальному органу або засвідчувальному                                            центру               такої

документованої інформації:

1)                електронні документи - сертифікати, що були сформовані ак­редитованим центром, електронний реєстр сертифікатів, електронні документи, на підставі яких були сформовані, скасовані, блоковані та поновлені сертифікати підписувачів (якщо такий спосіб передбачений регламентом роботи акредитованого центру), список відкликаних сертифікатів;

2)   документи на папері - договори, на підставі яких підписувачам надавалися послуги електронного цифрового підпису, оригінали документів, що посвідчують фізичних та юридичних осіб - підписувачів, оригінали документів, на підставі яких були сформовані, скасовані, блоковані та поновлені сертифікати підписувачів, або засвідчені в установленому порядку їх копії, а також засвідчені в установленому порядку копії рішень (ухвал) судів щодо відшкодування збитків, понесених внаслідок неналежного виконання акредитованим центром своїх обов'язків.

За місяць до припинення своєї діяльності акредитований центр разом із заявою, в якій зазначаються підстави та дата припинення його діяльності, подає до центрального засвідчувального органу або засвідчувального центру - акт приймання- передачі та документовану інформацію. Акт приймання-передачі, у якому зазначаються дата передачі, номери та назви документів, кількість аркушів у документі, типи та номери носіїв інформації, складається у трьох примірниках. Документована інформація передається до центрального

органу                 або

центру нарочним чи поштовим відправленням