5. Правові особливості організації архівної діяльності та системи електронних архівів

засновуватися на будь-якій формі власності. Засновниками архівних установ можуть бути органи державної влади, органи місцевого самоврядування, юридичні та фізичні особи.

Діяльність архівних установ здійснюється у порядку, визначеному Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», правилами, положеннями, інструкціями, зат­вердженими центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства, державними стандартами та іншими нормативно-правовими актами.

Систему архівних установ України становлять: 1) спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства; 2) центральні державні архіви України; 3) галузеві державні архіви; 4) державний архів в Автономній Республіці Крим; 5) місцеві державні архівні установи; 6) інші місцеві архівні установи; 7) архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек; 8) архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій; 9) архівні підрозділи об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності; 10) архівні установи, засновані фізичними особами та/або юридичними особами приватного права; 11) науково-дослідні установи, а також підприємства та організації у сфері архівної справи і діловодства.

Центральні державні архіви України створюються за рішенням Кабінету Міністрів України для зберігання документів Національного архівного фонду відповідно до свого профілю, що мають загальнодержавне значення.

Галузеві              державні              архіви

створюються для зберігання геологічних, гідрометеорологічних, картографічних та інших специфічних видів архівних документів, які потребують особливих умов їх зберігання і використання відомостей, що в них містяться. Рішення про створення галузевих державних архівів приймається Кабінетом Міністрів України на підставі спільного подання центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику в галузі, де створюється відповідний архів.

Місцеві державні архівні установи створюються у порядку, передбаченому законом, для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, та здійснення управління архівною справою і діловодством на відповідній території. До місцевих державних архівних установ належать дер­жавні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій.

Державні наукові установи, музеї та бібліотеки мають право створювати архівні підрозділи для зберігання документів Національного архівного фонду, а також поповнювати свої фонди і колекції профільними документами.

Архів зберігає документи НАФ в особливому режимі, що забезпечує їх збереженість і збереженість інформації, що міститься в них, цілісність упорядкованих документальних комплексів (архівних фондів, архівних колекцій, архівних зібрань тощо), доступність їх для користувачів.

Таємні документи організуються в порядку, передбаченому спеціальною інструкцією, з віднесенням їх до відповідних архівних фондів або нефондових комплексів на загальних засадах.

Архіви, архівні підрозділи (далі — архіви) розміщуються в спеціально збудованих або пристосованих для зберігання документів будівлях або окремих приміщеннях будівель. Будівництво й реконструкція будівель архіву проводяться відповідно до спеціальної нормативної та проектної документації.

Придатність             території              для

розташування архіву визначається з урахуванням висновку місцевої санітарно- епідеміологічної станції щодо ступеня забрудненості повітря.

У виключних випадках оригінали цих документів може бути видано лише з письмового дозволу директора архіву. Не видаються для користування і проведення робіт, пов'язаних зі створенням страхового фонду і фонду користування та поліпшенням фізико-хімічного стану, документи, що не пройшли наукового описування і технічного оформлення. Такі документи може бути видано, як виняток, для проведення невідкладних реставраційно-ремонтних робіт. Не видаються для користування документи під час проведення перевіряння їх наявності та стану, проведення реставраційних та інших спеціальних робіт з ними, а також документи з обмеженим режимом доступу, допуск до яких надається у встановленому законодавством порядку.

Основні правила роботи державних архівів України встановлюють, що основними принципами користування документами архіву є: 1) відкритість ретроспективної документної інформації, 2) законність її пошуку, отримання та використання, 3) рівні права доступу до неї усіх юридичних і фізичних осіб, 4) незавдання шкоди документам під час користування ними. Стаття 15 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» визначає доступ до документів Національного архівного фонду. Документи Національного архівного фонду і довідковий апарат до них надаються у користування в архівних установах з часу їх надходження на зберігання, а в приватних архівних зібраннях — відповідно до рішення їх власників.

Держава заохочує власників приватних архівних зібрань до розширення доступу до документів Національного архівного фонду, сприяє публікації та експонуванню цих документів на виставках. Забороняється відносити до державної або іншої передбаченої законами України таємниці інформацію про місця зберігання документів Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, а також створювати таємні архіви для зберігання таких документів.

Архів забезпечує для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, вільний доступ до документів з відкритою інформацією та архівних довідників і баз даних до них з часу надходження цих документів на зберігання до архіву чи з часу створення в архіві цих довідників та баз даних.

Архів може обмежити доступ до документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, на строк до одного року в зв'язку з їх науково-технічним опрацюванням, перевіркою наявності та стану або реставрацією. У разі проведення великого обсягу зазначених робіт строк обмеження може бути продовжено з дозволу Держкомархіву України, але не більше, ніж на один рік.

Доступ до документів з конфіденційною інформацією про особу, а також до документів, що можуть створити загрозу для її життя чи недоторканості житла може бути надано з дозволу фізичної особи, пр ава та законні інтереси якої можуть бути порушені (суб'єкта персональних даних), а у разі його смерті — з дозволу її спадкоємців. До таких документів можуть належати осо­бові справи, медичні карти (історії хвороб), первинні документи переписів населення, соціологічних досліджень та інші документи офіційного походження, а також листи, щоденники та інші документи особового походження, що містять окремі відомості чи сукупність відомостей про факти, події і обставини приватного життя фізичної особи.

У разі виявлення особою не­достовірних відомостей про себе до документів з персональними даними може бути долучено документи, що спростовують або уточнюють ці дані.

Доступ до документів, що є об'єктами авторського і суміжних прав та права інтелектуальної власності, надається на загальних підставах, якщо інше не передбачено письмовим розпорядженням суб'єкта права (фондоутворювача чи іншої особи) або його спадкоємців.

Доступ до аудіовізуальних та науково-технічних документів, створених як продукт цільової виробничої діяльності, регулюється угодою архіву з юридичними особами — виробниками, які передали документи на зберігання, за погодженням з іншими суб'єктами права відповідно до законодавства. Про відмову в доступі користувачеві повідомляється письмово із

зазначенням вичерпних підстав відмови [121].

Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам затверджено Наказом Державного комітету архівів України від 24.11.2005 р. № 139.

Державна програма розвитку архівної справи на 2006-2010 роки, затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 1 лютого 2006 р. № 92, визначає, що архівна справа є важливою складовою інформаційної та культурної сфери життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання, пов'язані з нагромадженням, обліком, зберіганням юридичними і фізичними особами архівних документів та використанням відомостей, що в них містяться.

В інформатиці архів має інше значення і означає файл, що містить в собі інформацію з одного або декількох, іноді стислих (без втрат), інших файлів. Так, архів Інтернету збирає копії веб-сторінок, графічні матеріали, відео- та аудіо записи та програмне забезпечення, чим забезпечується довгострокове архівування зібраного матеріалу та безкоштовний доступ до своїх баз даних для широкої публіки.

Зберігання електронної інформації (електронних документів) у незмінному виді називається електронним архівуванням.

Систему структурованого зберігання електронних документів, що забезпечує надійність зберігання, конфіденційність і розмежування прав доступу, відстеження історії використання документа, швидкий і зручний пошук називають «електронним архівом» або «системою електронного архіву». Одним з видів таких архівів можна навести електронний архів юридичної документації.

Електронний архив - це комплексне рішення по створенню і наповненню електронного       архіву   документів,

забезпеченню їхнього надійного збереження й оперативної доступності, а значить - ефективного використання. Електронний архів оптимальним чином вирішує задачі поточного збереження документів, на етапі якого найбільшу значимість здобуває оперативність доступу до інформації і наявність можливості одночасного використання документа декількома співробітниками. Співробітники підрозділів, що володіють відповідними правами, у будь- який момент можуть одержати його електронну копію. Паперовий оригінал при цьому залишається в оперативному архіві централізованої служби, звідки закінчення визначеного терміну передається безпосередньо

централізований архів організації. форма збереження значно знижує можливість втрати документів і підвищує оперативність роботи за рахунок скорочення часу пошуку потрібного документа.

основні при архиву: 1) збереження ризику втрати важливої інформації внаслідок недбалості персоналу або впливу зовнішніх факторів;

2)       підвищення ефективності використання інформації за рахунок зменшення часу на пошук            необхідних      документів;

3)         забезпечення доступу до інформації практично з будь-якої територіально віддаленої точки за умови наявності відповідних прав доступу; 4) інтеграція з іншими інформаційними системами підприємства.

Електронний архів виконує наступні функції: 1) організація збереження електронних версій документів і облікової інформації; 2) ведення класифікаторів та рубрикаторів і їх використання для пошуку документів; 3) встановлення і підтримка логічних зв'язків між документами;

4)      організація пошуку документів - а) за атрибутами реєстраційних карток; б) повнотекстовий пошук; в) за анотаціями;

5)          забезпечення доступу до облікової інформації та електронних документів відповідно до прав доступу; 6) ідентифікація електронних документів за їхніми реквізитами; 7) формування звітів про роботу користувачів з електронним архівом.

Отже, електронний архів є якісно новим рівнем використання документальної

Синєокий О.В. Інформаційне право України

Електронний к

інформації. Його впровадження дає могутній імпульс до розвитку органам державного управління, міністерствам і відомствам, архівам,                      банкам,     промисловим

підприємствам і корпораціям, великим комерційним фірмам, установам науки, освіти і культури [259].

Подібними за призначенням з електронними журналами є архіви електронних препринтів наукових статей, наприклад ArXiv.org. [254] Подібні електронні архіви забезпечують своєчасне інформування про нові наукові статті з і забезпечення доступу до текстів. Головна різниця полягає в тому, що в електронних журналах статті проходять рецензування, що, як правило, позитивно позначається на їхній якості.