Розділ 3

У розділі 3 “Удосконалення систем автоматизації господарського обліку” на основі досліджень 1 і 2 розділів запропоновано в основу інтегрованої комп’ютерної системи господарського обліку покласти форму обліку, принципова схема якої зображена на рис. 3:

Принципи (характерні риси) цієї форми наступні:

-         збір і реєстрація первинної (облікової, планової, нормативної та іншої) інформації проводяться залежно від умов й економічної доцільності автоматичним, автоматизованим, механізованим і ручним способами з використанням технічних засобів для електронного документування або виготовлення електронних копій паперових документів;

-         систематизація і зберігання облікових, планових, нормативно-договірних і інших електронних документів організовується з використанням Державного класифікатора управлінської документації (діючий – ДК 010-980) в автоматизованому поточному архіві електронних документів (автоматизованому банку); а для тривалого зберігання – в комбінованому архіві документів (як паперових, так і електронних);

 

Рис. 3. Принципова схема технологічного процесу обробки інформації при архівно-комп’ютерній формі обліку

 

-         узагальнення (групування) інформації для ведення фінансового обліку виконується в процесі бухгалтерської обробки електронних документів з організацією регістра фінансового обліку – бази у форматі стандартизованих бухгалтерських проводок (або записів у системі бухгалтерських рахунків);

-         узагальнення (групування) інформації для ведення управлінського обліку виконується на автоматизованих робочих місцях (АРМ) спеціалістів-управлінців та службовців різних рівнів шляхом розпаралеленого пошуку інформації в автоматизованому архіві електронних документів з організацією робочих регістрів управлінського обліку в форматі показників, які характеризують об’єкти обліку, аналізу та контролю;

-         обробка обліково-аналітичної інформації на АРМах для цілей обліку, аналізу та звітності виконується з використанням робочих регістрів управлінського обліку і автоматичним отриманням (в пакетному або діалоговому режимах) бухгалтерських та статистичних звітів, аналітичних таблиць, графічних документів, при необхідності – паперових облікових регістрів.

Викладені принципи побудови форми обліку реалізовують озвучену вченим Дж. Россі на початку ХХ століття ідею “шахової картотеки”, яку, проте, не було свого часу реалізовано через відсутність необхідних технічних передумов. Сьогодні це стало можливим завдяки використанню автоматизованих архівів документів, організованих по ідеології банків даних, тому запропоновану форму обліку правомірно назвати “архівно-комп’ютерною”.

Використання автоматизованого поточного архіву електронних документів як основного джерела інформації для узагальнень в обліку, аналізі та при формуванні звітності потребує відповідної організації архівного господарства і автоматизованого документообороту.

Тому технологія облікової роботи при архівно-комп’ютерній формі складається з наступних етапів роботи з документами

а) виготовлення документів та їх електронних копій, або приймання їх зі сторони;

б) оформлення документів та їх реєстрація в динамічному поточному автоматизованому архіві;

в) бухгалтерська обробка електронних документів із формуванням регістра фінансового обліку “Рахунки”, тобто автоматизованої бази стандартизованих бухгалтерських проводок;

г) щорічна (або з іншою періодичністю, встановленою графіком документообороту) передача документів (як паперових, так і електронних) до статичного комбінованого архіву для тривалого зберігання;

д) робота з інформацією на АРМах спеціалістів-управлінців та службовців різних рівнів у відповідності з покладеними на них функціями по веденню управлінського обліку.

Інтегровану систему автоматизації господарського обліку, в основу якої покладено архівно-комп’ютерну форму, з метою забезпечення гнучкості при її узгодженні до умов і потреб управління конкретним підприємством, впровадженні та розвитку, як це також показав аналіз тенденцій в розвитку програмних продуктів, доцільно будувати за модульним принципом. При цьому для сільськогосподарських підприємств доцільно розвивати наступні програмно-технологічні модулі (рис. 4):

Примітка: Для комплексної автоматизації роботи тільки облікових працівників може бути рекомендована модифікація системи, де включені до системи АРМи, виділені жирною рамкою; для автоматизації тільки трудомістких ділянок обліку може бути рекомендована модифікація, де включені до системи АРМи заштриховані.

 

Рис. 4. Система автоматизованих робочих місць спеціалістів з управління сільськогосподарським підприємством

 

В їх числі:

-         Ведення архівного господарства в складі: поточного динамічного архіву документів, впорядкованого згідно з класифікатором управлінської документації ДК 010-98; автоматизованого банку бухгалтерських проводок (або записів у системі бухгалтерських рахунків) АБД “Рахунки”, організованого з використанням класифікатора об’єктів обліку, контролю й аналізу; фонду алгоритмів і програм в складі системного та прикладного забезпечення для автоматизації процедур обробки інформації; бази знань “Законодавчі та нормативні акти” з питань ведення обліку та господарської діяльності; комбінованого архіву документів для тривалого зберігання, АРМ адміністратора системи.

-         “Управління персоналом”. Для умов сільськогосподарського підприємства в склад модуля доцільно включати: АРМ секретаря і по обліку кадрів та АРМ бухгалтера по обліку праці та її оплати.

-         “Управління виробництвом”. Для умов сільськогосподарського підприємства в його склад доцільно включати АРМи: керівника (обліковця) рослинницьких підрозділів; тваринницьких підрозділів; керівника (диспетчера) автотранспортного парку; керівника (нормувальника) промислового підрозділу; керівника (обліковця) машинно-тракторного парку; агронома; зоотехніка; інженера-механіка; бухгалтера з обліку витрат на виробництво; бухгалтера з обліку основних засобів тощо.

-         “Управління маркетинговою діяльністю” в складі АРМів: заступника керівника з маркетингової діяльності; бухгалтера з обліку запасів; комірників, бухгалтера з обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами тощо.

-         Модуль “Управління фінансовою діяльністю” в складі АРМів: економіста, головного бухгалтера, бухгалтера по обліку грошових коштів, розрахунків з бюджетом, обліку нематеріальних активів, касира.

-         АРМ керівника підприємства.

Модульний принцип дає змогу створювати різні модифікації комп’ютерної системи господарського обліку та поетапно впроваджувати її в практику управління підприємством.

Для широкого впровадження архівно-комп’ютерної форми обліку та розвитку інтегрованих комп’ютерних систем господарського обліку в сільськогосподарських підприємствах України доцільно під егідою Міністерства аграрної політики України здійснювати організаційно-методичний супровід їх впровадження на засадах управлінського консалтингу, який передбачає організацію:

-         творчого колективу розробників типового проекту;

-         мережі консалтингових організацій (груп) за територіальною ознакою для виконання замовлень підприємств сільського господарства на надання впроваджувальних послуг, навчання та авторський нагляд за експлуатацією проекту;

-          ведення впроваджувальних робіт за науково обґрунтованою технологією консультаційного процесу, що включає такі фази: підготовчу; діагностики і планування дій; впровадження; завершення.