Книги

• Разное
• Экономика
• Право
• История
• Шпоры

реклама

4. Опис системи Optima-WorkFlow

4.1. Загальні відомості

Автоматизована система управління потоками робіт і організації конфіденційного документообігу OPTiMA-WorkFlow є інтегрованим апаратно-програмним рішенням, призначеним для автоматизації створення і обробки залучених в ділові процеси об'єктів, або їх електронних прототипів; для формування правил і опису способів обробки; для організації зберігання об'єктів обробки і забезпечення доступу до них користувачів з своїх робочих місць; для здійснення контролю над ходом виконання робіт над об'єктами і їх результатами.

Система базується на принципах відкритої архітектури і об'єктної інтеграції, що забезпечує можливість вбудовування і взаємодії з будь-якими іншими системами - сканування, розпізнавання тексту, друк, використання засобів електронної пошти і зв'язку факсиміле, і т.д.

Система використовує функціональність могутніх серверних продуктів сімейства MS BackOffice і кращих в своєму класі засобів кінцевого користувача MSOffice і може функціонувати як в локальних, так і корпоративних розподілених мережах. Взаємодія користувачів з системою може здійснюватися з робочих станцій, оснащених операційними системами MS Windows'9х або MS Windows NT Workstation.

4.2. Функціональні можливості

До складу системи входять декілька програмних модулів, які можуть бути встановлені на різні клієнтські станції або серверне обладнання в корпоративній мережі, залежно від методів організації процесів документообігу і створення робочих місць користувачів. Функціональність системи розподілена між цими програмними модулями.

4.2.1. Модуль "Адміністратор системи"

Програмний модуль "Адміністратор системи" є одним з компонентів комплексної системи автоматизації управління потоками робіт і організації конфіденційного документообігу. Цей модуль встановлюється на комп'ютерах, призначених для використання на робочих місцях співробітників, уповноважених проводити загальні настройки й управляти ресурсами системи.

Модуль має наступні функціональні можливості:

4.2.1.1. Загальносистемні настройки

Виконання і модифікація настройок системи для організації взаємодії її програмних модулів із сервером документів. Для установки системних настройок адміністратор повинен ввести (або змінити) ім'я серверу документів (наприклад, серверу MS Exchange), ім'я кореневої теки серверу документів для організації систематизованого сховища даних, залучених в документообіг, найменування службових тек для зберігання макетів звітів документів на контролі.

4.2.1.2. Адміністрування опису місць зберігання і обробки

Перегляд і модифікація опису організованих на сервері документів загальних тек - місць обробки і зберігання інформаційних об'єктів системи. Забезпечення засобів перевірки відповідності поточного стану загальних тек серверу документів з інформацією про них в системі автоматизації документообігу.

Крім того, для кожного з місць обробки і зберігання об'єктів забезпечується перегляд списку виконавців (користувачів системи), що мають права на доступ до нього, а також можливість зміни цього списку.

4.2.1.3. Адміністрування опису користувачів системи

Додавання нових користувачів до списку зареєстрованих користувачів системи на підприємстві, вилучення зі списку раніше введених, зміна їх паролів і прав, а також призначення ним прав доступу до місць зберігання і обробки інформаційних об'єктів системи.

До атрибутів користувачів системи віднесені:

ПІБ користувача

Реєстраційне ім'я (може бути вибрано з бюджетів MS Windows NT Server)

Пароль для входу в систему

Телефон

Опис-коментар

Е-Mail адреса

Приписаний відкритий ключ системи криптування і т.д.

Для кращої візуалізації список виконавців забезпечується графічними позначеннями, який відображає рівень прав кожного з користувачів (виконавців) системи.

По рівню прав всі користувачі діляться на:

простих користувачів системи документообігу, тобто тих, хто здійснює обробку документів, що вчинили в доступні користувачу місця зберігання;

користувачів, яким дозволено виконувати функції зв'язані з урахуванням часу обробки документів і встановленням нормативних термінів на ці процеси;

користувачів, яким можна контролювати (диспетчирувати) хід виконання технологічних процесів;

користувачів, що мають повноваження створювати нові технологічні процеси, що виконуються по раніше сформованих маршрутних схемах;

користувачів, уповноважених створювати нові і модифікувати раніше сформовані маршрутні технологічні схеми руху документів;

адміністраторів системи і робочих груп і т.д.

Вибравши зі списку конкретного користувача, адміністратор має можливість змінити список місць обробки і зберігання документів, до яких тому будемо відкритий доступ. Якщо сховище, що додається, має вкладені (ієрархічно підлеглі) сховища, то забезпечується вибір з можливості додати тільки вибране сховище або і всі входять в нього. Таким же чином реалізований процес створення опису дозволених адресацій, що використовується для розсилки при вільній маршрутизації.

4.2.1.4. Служба генерації відкритих і особистих ключів шифрування

При виборі замовника, охочого використовувати в документообігу засоби криптографування і електронного підпису, на користь застосування "дружньої" спеціалізованої системи, наприклад PGP, система передбачає взаємодію з сервісом цих систем по генерації відкритих і особистих (секретних) ключів криптографування, створення відкритих і секретних ключових кілець, розподіл їх між територіями користувачами і встановлення відповідності між системним кодом користувача і ідентифікатором користувача відповідного відкритого ключа.

4.2.1.5. Ведення словників і картотек системи

Визначення номінації і взаємозв'язків словників, організація введення, модифікації і видалення набору приписаних до них значень, що використовуються при заповненні полів реєстраційних карток, ведення опису картотек реєстраційних карток на інформаційні об'єкти системи.

4.2.1.6. Генератор макетів реєстраційних карток

Графічний редактор, призначений для розробки виду реєстраційної картки, використовуваної для ідентифікації інформаційних об'єктів, визначення місця розміщення і опису містяться в ній полів, з вказівкою їх типів і способів визначення їх значень.

4.2.1.7. Інвентаризація і очищення сховищ

Режим дозволяє переглянути версії інформаційних об'єктів, що всі зберігаються, в системі. Адміністратору надається перелік всіх наявних маршрутних технологічних схем руху документів, розташований в лівій половині робочої області вікна. Права половина робочої області відображувала опис компонент вибраного в структурі документообігу елемента.

Так, при виборі якої-небудь маршрутної схеми в описі компонент з'являється список відповідних їй технологічних процесів, при виборі технологічного процесу - опис сховищ, в яких є документи, створені по цьому технологічному процесу і т.д.

З вибраною маршрутною схемою можуть бути проведені наступні операції:

маршрутна схема може бути видалена;

чорнові версії документів маршрутної схеми можуть бути видалені.

Перераховані операції можуть бути також застосовані до кожного з технологічних процесів, відповідних вибраній маршрутній схемі і відображували в описі компонент. Стандартними засобами адміністратор може "розвернути" вибрану маршрутну схему. В цьому випадку відкривається список відповідних їй технологічних процесів. Далі кожний технологічний процес може бути також "розгорнений", після чого з'являється список сховищ, де знаходяться інформаційні об'єкти, що відносяться до даного технологічного процесу. У свою чергу кожне місце зберігання може бути "розгорнене" для перегляду його вмісту (список документів в даному місці зберігання). Якщо ж вибраним в структурі документообігу є документ, то в описі компонент відображувалися його версії, що знаходяться в даному сховищі. З вибраним документом можна провести наступні операції:

видалити;

видалити чорнові версії;

видалити всі версії;

видалити всі чорнові версії.

Подібні операції можна здійснити на рівні конкретної версії об'єкта, на рівні документа, всього технологічного процесу і т.д., до рівня всієї маршрутної схеми.

4.2.1.8. Конкретизація зони вибору об'єктів

Для виключення з області перегляду структури документообігу елементів, що не представляють інтерес для адміністратора, система забезпечує засоби конкретизації зони вибору об'єктів. Вони ґрунтуються на пошукових запитах, що базуються на значеннях атрибутів реєстраційних карток або на механізмі призначених для користувача фільтрів.

4.2.1.9. Формування призначених для користувача фільтрів

Системою передбачаються засоби створення бібліотек призначених для користувача фільтрів, що набудовуються. Користувач (в даному випадку - Адміністратор) може створювати нові фільтри і додавати їх в бібліотеку. При створенні фільтра адміністратор повинен провести настройку його параметрів. Параметрами фільтра є:

документ;

технологічний процес;

маршрутна схема;

етап обробки;

сховище;

категорія документа:

виконавець;

дата;

статус документа;

реєстраційна картка документа.

4.2.1.10. Пошук об'єктів за їх атрибутами або атрибутами реєстраційних карток

Забезпечується механізм створення запиту на вибір реєстраційних карток за зразком (QBE), заснованим на переліку значень або інтервалів значень атрибутів (полів).

4.2.1.11. Формування бібліотеки зразків звітів

Системою передбачаються засоби створення бібліотек зразків звітів, розроблених за допомогою стандартних генераторів звітів. Користувач (в даному випадку - Адміністратор) може додавати в бібліотеку нові зразки звітів, встановлювати критерії включення даних в звіт і список параметрів для з настройки.

4.2.2. Модуль "Редактор маршрутних схем"

Програмний модуль "Редактор маршрутних схем" є одним з компонент комплексної системи автоматизації технологічних процесів формування документів організації конфіденційного документообігу. Цей модуль встановлюється на комп'ютери, які призначені до використання на робочих місцях співробітників, уповноважених розробляти нові і проводити модифікацію раніше створених маршрутних технологічних схем руху документів.

Для роботи в модулі припускають тільки ті користувачі системи, для яких були встановлені відповідні права в модулі "Адміністратор".

Модуль володіє наступними функціональними можливостями:

4.2.2.1. Ведення опису технологічних маршрутів

Забезпечуються засоби ведення і унікальної ідентифікації, використовуваної в системі маршрутних технологічних схем, забезпечені механізмами блокування на час модифікації і графічного відображення стану процесу розробки маршрутної схеми.

4.2.2.2. Ведення опису категорій документів

Оскільки всі інформаційні об'єкти, залучені в документообіг, підрозділяються по приналежності до різних категорій, система забезпечує ведення опису категорій документів. Окрім унікального всередині системного коду категорії, фіксуються її властивості. Властивостями категорії є:

найменування;

вказівка на приписаний до документа тип реєстраційної картки;

вибір додатку-обробника документів даної категорії;

шлях і ім'я EXE-файлу (використовується для створення ланцюжка робіт);

робоча директорія (використовується для створення ланцюжка робіт);

коментар.

4.2.2.3. Формування маршрутних технологічних схем

Редагування схеми включає додавання і видалення технологічних етапів, зміну властивостей етапів (назва, місце обробки і зберігання, коментар, опис характеристик робіт).

Розробка схеми починається із створення початкового етапу і задання його властивостей. Для продовження створення схеми необхідно при введенні властивостей додати наступний етап за допомогою активації режиму "Додавання роботи до етапу". Оскільки напрям руху документа указує на наступний етап (або один з існуючих, або новий, який необхідно додати в схему), додавання роботи фактично означає додавання етапу в маршрутну схему. Якщо напрямом руху документа є один з існуючих етапів, користувач повинен вибрати його із списку технологічних етапів, що надається, після чого ввести відбраковуючі характеристики роботи.

Технологічна схема може містити будь-яку безліч стартових і фінальних етапів.

Забезпечується затвердження маршрутних схем уповноваженими особами.

4.2.2.4. Опис характеристик технологічних етапів

Кожний з технологічних етапів маршрутної схеми забезпечується описом характеристик. Такими є:

назва етапу (вводиться або вибирається із списку вже існуючих етапів для даної маршрутної схеми);

місце обробки і зберігання було приписаним етапу (вибирається із списку);

категорія створюваного документа (вибирається із списку);

опис технологічних операцій, які необхідно виконати користувачу, і виводиться йому у вигляді рекомендацій перед початком обробки.

Забезпечується можливість висновку звіту про властивості етапів маршрутних схем в текстового редактора MS Word.

4.2.2.5. Опис характеристик робіт і їх синхронізація

Кожна з робіт, що описують взаємозв'язки між технологічними етапами маршрутної схеми, має на увазі набір характеристик. Характеристиками роботи є:

номер і назва етапу, на який повинен бути відправлений документ;

місце обробки і зберігання документа на наступному по технології етапі;

категорія витікаючого документа, що відправляється на наступний етап;

відмітка про умовний характер розсилці;

час, протягом якого необхідно відправити документ після обробки на даному етапі (фактично нормативна тривалість обробки вхідних документів з метою формування витікаючого);

перелік обов'язкового набору вхідних документів, на підставі яких формується витікаючий, тобто обробка яких на даному етапі є необхідною умовою для відправки документа на наступний етап. Таким чином, забезпечується синхронізація технологічних операцій, що паралельно виконуються.

При введенні характеристик категорія документа вибирається з пропонованого списку. Якщо розсилка повинна бути умовною (користувач сам ухвалює рішення, чи здійснювати розсилку на вказаний етап або ні), в переліку властивостей робиться відповідна відмітка.

Необхідні вхідні документи вибираються із списку входять, автоматично формованого на підставі раніше розробленого фрагмента маршрутної схеми.

4.2.2.6. Опис додатків-ярликів

Якщо хоча б один з вхідних на етап документів приписаний до категорії, що є посиланням на додаток (ярлик роботи), то вірогідна ситуація, коли на поточному етапі обробка ярлика виконується іншим додатком (робоче місце іншої категорії працівників) ніж на попередньому етапі. В цьому випадку для кожного ярлика встановлюється посилання на власне додаток-обробник і робочу директорію, де він запускається на виконання. За умовчанням мається на увазі обробник, приписаний до категорії документа, якій відповідає ярлик.

4.2.2.7. Настройки засобів візуалізації

Для зручності користувача передбачені настройки, що дозволяють змінювати колірну гамму робочого вікна, шрифт для висновку інформації про етапи, а також вид представлення зв'язуючих ліній в маршрутній схемі. Забезпечується можливість зміни користувачем колір будь-якого елемента вікна робочої програми і зберігати проведені зміни. При подальших викликах модуля "Редагування маршрутних схем" всі проведені користувачем колірні і інші настройки зберігаються, проте він може у будь-який момент відмовитися від них і повернути настройку кольорів, встановлену розробниками.

Для зміни представлення зв'язуючих ліній в маршрутній схемі в настройках є опція "Ортогональні лінії", яка дозволяє вибрати один прийнятний з двох способів (прямі і ортогональні) промальовування ліній на схемі.

Забезпечується механізм для зміни масштабу схем, можливість довільного розміщення блоків, відповідних технологічним етапам на графічному зображенні схеми.

4.2.2.8. Перевірка технологічних схем

Функція аналізу маршрутної схеми дозволяє перевірити правильність створеної схеми. За фактом аналізу повноти внесеної інформації і несуперечності характеристик елементів маршрутної схеми, користувачу надається вікно "Результати перевірки", в якому по кожному з етапів схеми приводяться списки виявлених помилок і попереджень. В цьому випадку необхідно виправити виявлені помилки, оскільки схема, що містить помилки, блокується і не може бути використана в документообігу.

4.2.2.9. Визначення "критичних шляхів" в маршруті

Для визначення найтривалішого шляху (по нормативних витратах часу на обробку) використовується режим виявлення "Критичного шляху". Перед виконанням режиму задаються перший і останній етапи ланцюжка у фрагменті маршрутної схеми. Результатом роботи режиму є відображення у вікні "Результат обробки" найтривалішого ланцюжка (послідовності етапів) з вказівкою сумарного нормативного часу обробки документа. При цьому на маршрутній схемі етапи, включені в "критичний" ланцюжок, виділяються кольором.

4.2.3. Модуль "Монітор підключень до системи"

Програмний модуль "Монітор системи документообігу" є одним з компонентів комплексної системи автоматизації технологічних процесів формування документів організації конфіденційного документообігу. Цей модуль встановлюється на робочі станції або серверне обладнання, на яких можна забезпечити постійне виконання автоматичних функцій відстежування стану підключень до системи і фіксацію сповіщення від інших модулів системи про використання ресурсів.

Модуль має функціональні можливості, описані нижче.

4.2.3.1. Відслідковування стану системи і використання її ресурсів

Модуль забезпечений зовнішнім інтерфейсом, який дозволяє отримати вичерпну інформацію про поточний стан підключень до системи. Користувач може отримати інформацію по:

клієнтах і комп'ютерах, підключених в даний момент до автоматизованої системи документообігу;

документах, оброблюваним в даний момент в системі;

технологічних процесах, в рамках яких йде в даний момент обробка об'єктів в системі;

додатках (модулях), занедбаних в даний момент.

При виборі варіанту "Клієнти" користувачу надається список клієнтів, працюючих в даний момент в системі. По кожному клієнту, вибраному в списку, наводиться така інформація:

список документів, оброблюваних клієнтом;

технологічний процес, до якого відноситься вибраний документ;

місце обробки документа;

початок і тривалість обробки документа;

ім'я комп'ютера, з якого клієнт підключився до системи;

початок роботи клієнта (дата, час) і тривалість роботи (в хвилинах).

При виборі варіанту "Комп'ютери" користувачу надається список комп'ютерів, працюючих в даний момент в системі. По кожному комп'ютеру, вибраному в списку, приводиться наступна інформація:

список документів, оброблюваних на комп'ютері, з вказівкою технологічного процесу, місця обробки, часу початку і тривалості обробки (аналогічно варіанту "Клієнти");

ім'я клієнта, який підключився з даного комп'ютера до системи;

початок роботи і тривалість роботи клієнта на комп'ютері;

найменування додатку занедбаного клієнтом на комп'ютері.

При виборі варіанту "Документи" користувачу надається список документів, оброблюваних (у тому числі створюваних) в системі в даний момент. По кожному документу, вибраному в списку, наводиться така інформація:

виконавець;

комп'ютер, на якому обробляється документ;

маршрутна схема, до якої належить документ;

технологічний процес, що виконується по даній маршрутній схемі, в рамках якого обробляється документ;

категорія документа;

поточне місце обробки і зберігання;

початок обробки документа і тривалість обробки.

При виборі варіанту "Техпроцеси" користувачу надається список технологічних процесів, в рамках яких у нинішній момент обробляються або створюються версії документів. По кожному технологічного процесу, вибраному в списку, приводиться наступна інформація:

найменування технологічного процесу;

ім'я виконавця;

ім'я комп'ютера, на якому занедбаний технологічний процес;

назва маршрутної схеми, до якої належить даний технологічний процес;

поточне місце обробки документів технологічного процесу;

початок і тривалість обробки документів технологічного процесу.

При виборі варіанту "Додатку" користувачу надається список модулів системи, викликаних на виконання в даний момент. По кожному модулю, вибраному в списку, приводиться наступна інформація:

список документів, оброблюваних модулем, з вказівкою технологічного процесу, місця обробки, початку і тривалості обробки;

ім'я користувача;

ім'я комп'ютера, з якого користувач викликав модуль на виконання;

час запуску модуля.

4.2.3.2. Реєстрація подій і ведення системного журналу

На підставі сповіщень, що поступають, від занедбаних користувачами програмних модулів системи, ведеться реєстрація подій в системному журналі. Це забезпечує можливість комплексного аудиту, з'ясування історії подій, що відбулися, і може забезпечити додаткові засоби для відновлення даних.

4.2.3.3. Контроль використання ліцензій, установка додаткових ліцензій

Режим "Управління ліцензіями" призначений для контролю використання набутих ліцензій на програмні модулі Optima-WorkFlow. В цьому режимі відображувалися найменування організації, реєстраційний номер і список набутих модулів.

Кількості набутих і використовуваних зараз ліцензій по кожному програмному модулю відображувалися у вигляді списку.

Режим "Ліцензії" містить можливості підготовки запиту на новий ліцензійний сертифікат (для придбання додаткових ліцензій), а також установки файлу ліцензій.

4.2.4. Сервіс "Менеджер ресурсів"

Сервіс "Менеджер ресурсів системи документообігу" є одним з компонент комплексної системи автоматизації технологічних процесів формування документів організації конфіденційного документообігу. Цей сервіс встановлюється на робочі станції або серверне устаткування, на яких можна забезпечити постійне виконання автоматичних функцій відстежування стану підключень до системи і фіксацію сповіщення від інших модулів системи про використання ресурсів. Рекомендується використання даного сервісу спільно з модулем "Монітор системи", оскільки дані модулі виконують зв'язані функції і між ними можлива взаємодія.

Сервіс має функціональні можливості, описані нижче.

4.2.4.1. Відстежування стану системи і використання її ресурсів

При активації роботи з робочого місця користувача від кожної з компонент системи поступає повідомлення про початок сеансу підключення. Надалі при блокуванні ресурсів зайнятих тим або іншим користувачем, також проводиться сповіщення системи. Якщо у відведений для чергового сповіщення квант часу такого сповіщення не поступає, сервіс автоматично відключає від системи користувача і звільняє всі зайняті їм ресурси. Це дозволяє уникнути колізій, що виникають через апаратні збої або аварійне завершення сеансів роботи в системі.

4.2.5. Модуль "Клієнт системи документообігу"

Програмний модуль "Клієнт автоматизованої системи документообігу" є одним з компонент комплексної системи автоматизації технологічних процесів формування документів організації конфіденційного документообігу. Цей модуль встановлюється на комп'ютери, які призначені до використання на робочих місцях співробітників, уповноважених брати участь у процесах створення і обробки документів, залучених в документообіг.

Модуль має такі функціональні можливості:

4.2.5.1. Візуалізація опису документів в доступних сховищах

Засобом візуалізації опису версій інформаційних об'єктів доступних користувачу є головне вікно модуля. Його ліва частина містить рубрикатор об'єктів документообігу, що настроюється, доступних користувачу відповідно до його прав. У правій частині вікна (опис документів) відображувалися версії документів, що знаходяться у вибраному з переліку сховищі. Кожна з версій має відповідний графічний значок, який характеризує статус об'єкта.

4.2.5.2. Сповіщення про об'єкти, що надійшли, на обробку

Після успішної реєстрації користувачу виводиться вікно з повідомленням про надходження нових документів з вказівкою їх найменування, часу надходження і місця зберігання. Обробка версії об'єкта, що надійшли, може бути ініційована прямо з цього вікна. Надалі користувач одержує повідомлення про надходження в доступні йому місця обробки і зберігання версії з регулярністю, яку можна встановити за допомогою настройок.

4.2.5.3. Сповіщення про закінчення термінів обробки об'єктів

За допомогою настройок користувач встановлює регулярність, з якою модуль буде його оповіщати про номінацію версій об'єктів обробки в доступних йому сховищах, термін обробки яких закінчується. Крім того, такі версії позначаються відповідним значком.

4.2.5.4. Пошук документа по атрибутах реєстраційної картки

Забезпечується механізм пошуку необхідної версії об'єкта в доступних користувачу місцях обробки і зберігання з використанням запиту за зразком (QBE) на підставі значень атрибутів реєстраційної картки документа.

4.2.5.5. Формування призначених для користувача фільтрів

Ще більш детальною настройкою виду інформації, що відображувалася, про доступні версії об'єктів обробки є застосування фільтрів, що набудовуються. Якщо опис призначених для користувача фільтрів відсутній, необхідно ввести найменування створюваного фільтра і зберегти його, після чого в описі з'являється його найменування. Діалог "Опис призначених для користувача фільтрів" містить перелік параметрів фільтра і дозволяє провести їхню настройку. Параметрами фільтра є:

документ;

технологічний процес;

маршрутна схема;

етап обробки;

сховище;

категорія документа;

виконавець;

дата;

статус документа;

реєстраційна картка.

Може бути створено необмежену безліч призначених для користувача фільтрів з різними критеріями. Інформація про них записується в системні регістри робочої станції. Таким чином, кожний з користувачів може створити з них свою унікальну колекцію.

4.2.5.6. Пошук документа по властивостях і змісті

Забезпечується механізм пошуку необхідної версії об'єкта в доступних користувачу місцях обробки і зберігання. Діалог "Пошук" містить перелік параметрів пошуку і дозволяє провести їхню настройку. Умовами пошуку є:

документ;

технологічний процес;

маршрутна схема;

етап обробки;

категорія документа;

виконавець;

сховище;

дата;

статус документа;

реєстраційна картка;

фраза, що входить в текст документа, резолюції анотації або картки.

4.2.5.7. Конфіденційний доступ до об'єкта і активація його обробки

Основними режимами при роботі в модулі є активізація обробки версії документа, що вчинила, або його створення при запуску нового технологічного процесу (якщо користувач володіє відповідними правами). Активізація процесу обробки документа здійснюється його вибором в описі і подвійним натисненням першої кнопки миші, що викликає появу вибраної версії об'єкта у вікні відповідної програми-обробника . В цей же час, в спеціальному вікні нагадування, система інформує користувача про те, які роботи йому необхідно виконати на поточному етапі обробки. Крім того, в список відкритих документів в правій частині робочого вікна додається вказівка про цей "відкритий на обробку" документ. Графічне зображення, приписане до оброблюваної версії об'єкта, замінюється на період обробки на зображення відкритої книги, сама версія блокується від модифікацій іншими користувачами. Завершення обробки документа проводиться або закриттям документа в програмі-обробнику, або самого обробника, або вибором документа із списку відкритих документів і натисненням другої кнопки миші пункту меню "Закрити". Якщо на попередніх етапах обробки версія документа була зашифрована, то перед активізацією обробки на поточному етапі система запитає відповідний даному користувачу набір - секретний ключ / парольна фраза і т.д. При невдалій спробі декодування в обробці вибраної версії користувачу буде відмовлено. Якщо на обробку викликається заблокована іншим користувачем версія об'єкта або одна з неактуальних версій об'єкта, обробка проводиться в режимі "тільки для читання".

4.2.5.8. Збереження версії об'єкта після обробки

Після обробки документа, якщо він оброблявся не в режимі "тільки для читання", користувачу надається вікно "Установка властивостей документа", в якому він повинен вказати статус документа, вибрати місця обробки і зберігання для розсилки у випадках вільної маршрутизації і умовної розсилки, а також ввести відмітку про наявність електронного підпису на документі.

Статус документа може приймати одне з наступних значень:

завершений (якщо документ даної категорії не передається на наступні етапи обробки);

готовий (якщо обробка на даному етапі повністю завершена і він готовий до передачі на наступні етапи обробки);

в роботі (якщо робота з документом тимчасово припинена і буде відновлена пізніше);

повернення (якщо якість документа, що вчинив, на обробку є не задовільною і він повинен повернутися до попереднього етапу на доробку).

Для вказівки статусу необхідно натиснути кнопку прокрутки і вибрати його з пропонованого переліку, зміст якого може мінятися залежно від властивостей і місця етапу в маршрутній схемі.

У разі вільної маршрутизації, місця обробки і зберігання для розсилки вибираються з наявного у вікні переліку "Доступні місця обробки і розсилки" і переносяться в полі "Місця обробки і зберігання для розсилки". Вибір можливий тільки в тому випадку, якщо статусом документа є "готів". Інакше поле введення "Місця обробки і зберігання для розсилки" стає неприступним.

Для продовження обробки документів необхідно натиснути кнопку "Продовжити", або відмовитися від результатів сеансу обробки, натисненням кнопки "Відмовитися". Після вибору варіанту "Продовжити" проводиться збереження витікаючої версії документа по місцю обробки і автоматична розсилка версії документа в місця призначення.

4.2.5.9. Шифрування і електронний підпис

При створенні першої версії об'єкта може бути введена ознака, що вказує на конфіденційний характер документа. Це означає, що версії цього документа, що всі зберігаються, в системі автоматично піддаються шифруванню з використанням відкритих частин ключів тих користувачів, які можуть мати доступ до документа на подальших операціях по обробці документа. Крім того, можна активізувати при розсилці автоматичну процедуру електронного підпису з використанням секретного ключа того користувача, який завершив обробку.

4.2.5.10. Індикація властивостей версії об'єкта

Користувач може переглянути властивості (системні характеристики) доступних йому версій документів. Властивості вибраного документа відображувалися у вікні "Характеристики документа" і містять наступну інформацію:

найменування документа;

категорія документа;

найменування технологічного процесу;

найменування маршрутної схеми;

найменування технологічного етапу;

номер етапу в маршруті;

поточне місце зберігання;

ФІО виконавця;

дату створення;

повний шлях документа (з урахуванням повернень, що мали місце);

пройдений маршрут;

статус документа.

4.2.5.11. Формування і модифікація реєстраційних карток

В тих випадках, коли створюваний об'єкт вимагає наявності відповідної реєстраційної картки, при завершенні процесу створення першої версії створюється, а при завершенні модифікації версій всієї решти може бути в тій або іншій частині модифікована реєстраційна картка раніше певної форми.

4.2.5.12. Оформлення анотацій і резолюцій

Якщо документ повинен містити резолюцію або анотацію, користувач повинен натиснути кнопку "Резолюція" і в нижній половині вікна, що з'явилося, ввести зміст резолюції. У верхній половині вікна представлені резолюції, внесені на попередніх етапах обробки з вказівкою місця внесення і її автора. Крім того, резолюції і анотації, внесені на попередніх етапах доступні для перегляду, а на поточному етапі і для модифікації користувачем і без виклику на обробку самого документа. Це відноситься і до реєстраційних карток документа. Таким чином, забезпечується рух по маршруту і збір резолюцій тільки реєстраційної картки без прикріплення до неї відповідного документа.

4.2.5.13. Формування звітів

Передбачається можливість формування звітів по раніше розроблених за допомогою генераторів звітів макетам, які зберігаються у відповідній базі даних.

4.2.5.14. Ініціація технологічних процесів

Для запуску (створення) технологічного процесу в меню "Робота" вибирається пункт "Запустити процес", в якому задається спосіб створення:

Новий документ - створення оригінального документа;

За зразком - створення документа, властивості і параметри якого будуть співпадати з властивостями і параметрами вже існуючого документа;

Серія документів - створення групи документів з частково ідентичними властивостями і параметрами.

Щоб створити стартову версію об'єкта, користувачу необхідно вибрати технологічний процес з опису технологічних процесів створення і обробки документів для вибраної маршрутної схеми. В опис можуть бути додані нові технологічні процеси. Після вибору процесу користувач може:

створити новий документ;

створити документ за шаблоном, що містить крім іншого зведення про додаток - обробнику;

створити документ з файлу;

створити документ за допомогою сканування.

Якщо вибирається створення нового документа, наступним етапом є визначення типу створюваного документа. Тип створюваного об'єкта вибирається із стандартного системного переліку "Тип об'єкта". У разі створення документа з вже наявного файлу або шаблона, а також при скануванні додаток-обробник визначається автоматично.

Визначивши тип обробника, система запускає його на виконання.

Після завершення роботи створеному документу привласнюються заголовок, статус, встановлюються (у разі необхідності) відмітки про конфіденційність і наявність електронного підпису, указується місце обробки і зберігання для розсилки. Якщо документу привласнюється статус "В роботі", це означає, що робота з документом буде надалі продовжена. Якщо документу привласнюється статус "Готовий", це означає, що робота з документом завершена і він буде відправлений в розсилку. Якщо документу привласнюється статус "Завершений", це означає, що робота з документом завершена і він буде залишений на місці обробки. Відмітка про конфіденційність означає, що документ буде зашифрований криптографічними засобами. Відмітка про електронний підпис означає, що документ буде супроводжуватися електронним підписом.

4.2.5.15. Вільна однорівнева маршрутизація

Окрім розсилки по схемах з "жорсткою" маршрутизацією модуль забезпечує можливість вільної маршрутизації. Ініціювавши технологічний процес з вказівкою на вільну маршрутизацію, користувач після створення стартової версії документа самостійно визначає список розсилки на подальшу обробку. Можна скористатися функцією автоматичного визначення списку розсилки на підставі результатів розбору внесеної резолюції. Розсилка при цьому буде паралельною і однорівневою. У свою чергу, отримавши розсилку користувачі також можуть виконати однорівневу розсилку. Таким чином, послідовність розсилок складе повноцінну схему руху документа по раніше нерегламентованому маршруту.

4.2.5.16. Визначення термінів обробки об'єктів виконавцями

При використанні методів вільної маршрутизації, а також в тих випадках, коли вибрана маршрутна схема не регламентує термінів виконання робіт на етапах, користувач, за наявності на це повноважень, сам може встановити нормативну тривалість виконання робіт на подальших етапах технологічної обробки.

4.2.6. Модуль "Диспетчер технологічних процесів"

Програмний модуль "Диспетчер технологічних процесів автоматизованої системи документообігу" є однією з компонент комплексної системи автоматизації технологічних процесів формування документів організації конфіденційного документообігу. Цей модуль встановлюється на комп'ютери, які призначені до використання на робочих місцях співробітників, уповноважених контролювати процеси створення і обробки документів, залучених в документообіг.

Модуль має наступні функціональні можливості:

4.2.6.1. Контроль за ходом виконання технологічного процесу

Забезпечується огляд всіх зареєстрованих в системі технологічних процесів, в розрізі приналежності їх до маршрутних технологічних схем. Диспетчер може сформувати опис всіх приписаних до вибраного технологічного процесу версій об'єктів обробки, з вказівкою їх властивостей і відображенням статусу.

4.2.6.2. Сповіщення про поточний стан технологічного процесу

В графічному вигляді, що повторює зображення маршрутної технологічної схеми, формується інформація про пройдені етапи обробки в рамках вибраного технологічного процесу, про місця обробки на яких знаходяться актуальні версії, тобто інформація про те, як далеко просунувся процес по маршруту. По кожному з етапів, на яких є версії об'єктів відносяться до технологічного процесу можна сформувати описи цих версій з вказівкою їх властивостей і статусу.

4.2.6.3. Сповіщення про відставання від нормативних термінів

Із заданою періодичністю можна зажадати сповіщення диспетчера про відхилення від нормативної тривалості виконання робіт в рамках технологічного процесу, допущених на технологічних етапах.

4.2.6.4. Перевизначення "критичних шляхів" в маршрутній схемі

За фактом допущених відхилень від нормативної тривалості виконання робіт може бути змінений "критичний шлях" від поточних етапів обробки до фінішних етапів. В цьому зв'язку забезпечується механізм визначення "критичного шляху" і його тривалості.

4.2.6.5. Визначення вірогідного часу завершення процесу

Може зажадатися автоматичне обчислення очікуваного часу завершення технологічного процесу, за умови дотримання на подальших етапах нормативів на час виконання робіт.

4.2.6.6. Формування хронологічного дерева історії обробки об'єкта

Вибравши з формованих описів версій об'єктів обробки для всього технологічного процесу або для конкретного технологічного етапу конкретну версію, можна забезпечити автоматичне формування в графічній формі хронологічного звіту про події, що відбувалися від початку обробки до фінальних етапів обробки. Звіт охоплює історію обробки версій всіх тих документів, на підставі яких були створені версії вибраного документа, історію документів створених на його основі і т.д.

4.2.6.7. Формування статистичних і аналітичних звітів

Передбачається можливість формування звітів по раніше розроблених за допомогою генераторів звітів макетам, які зберігаються у відповідній базі даних.

4.2.6.8. Відображення результатів виконання технологічного процесу у вигляді діаграм Ганта

Всі роботи, проведені від створення перших версій документів на стартових етапах маршруту до теперішнього моменту, з урахуванням їхньої нормативної і фактичної тривалості відтворюються у вигляді діаграми Ганта по типу діаграм MS Project.

4.2.6.9. Формування календаря робочого часу

Час обробки вхідних версій об'єктів задається в абсолютному значенні. Щоб пов'язати його з графіком роботи персоналу, тривалістю робочого дня, з наявністю скорочених робочих днів або вихідних і т.д., в системі передбачений режим формування "Календаря робочого часу".

При першому запуску режиму в робочому вікні програми виводиться поточна дата (дата, місяць, рік) і повідомлення про те, що календар на вибраний (поточний) місяць не сформований. Для настройки календаря користувач повинен вибрати режим "Настройка", після чого викликати спеціального Майстра, що значно спрощує процедуру настройки. Користувачу пропонується ввести:

тривалість робочого тижня (пропонується 3 варіанту: 5 днів, 6 днів або інша);

початок і тривалість робочого дня;

відзначити вихідні дні тижня;

ввести відмітку про наявність коротких днів в робочому тижні.

На основі цих даних формується шаблон "робочого тижня", а потім на його основі проводиться "розмітка" календаря. Інші корективи (свята і т.д.) вносяться в календар по місцю клавіші з календарною датою.

4.2.6.10. Експорт результатів виконання технологічного процесу в MS Project

Всі роботи, проведені від створення перших версій документів на стартових етапах маршруту до теперішнього моменту, з урахуванням їх нормативної і фактичної тривалості експортуються у формат MS Project і можуть бути візуалізовані його засобами

4.2.7. Модуль "Автоматичні обробники"

Програмний модуль "Автоматичні обробники" є однією з компонент комплексної системи автоматизації технологічних процесів формування документів організації конфіденційного документообігу. Цей модуль виконується на комп'ютерах, призначених для використання на робочих місцях співробітників, уповноважених створювати і набудовувати необхідних автоматичних обробників (роботів), що виконуються відповідно до заданих умов і виробляючих вказані дії над об'єктами документообігу. Для забезпечення автоматичної обробки модуль повинен бути занедбаний на одній з робочих станцій або сервері уповноваженим співробітником.

Модуль володіє наступними функціональними можливостями:

4.2.7.1. Створення і модифікація роботів

Модуль надає можливості створення і модифікації роботів, що виконують обробку об'єктів документообігу відповідно до встановлених параметрів. Параметрами робота є:

найменування робота і його статус ("готовий до роботи" або "зупинений");

періодичність виконання обробки роботом (конкретна дата, по вказаних датах, із заданим періодом, ручний запуск);

умови виконання обробки (присутність в документообігу версій об'єктів, що володіють заданими властивостями);

набір версій об'єктів документообігу або задані документ або технологічний процес, які повинні бути піддані обробці відповідно до сценарію;

сценарій обробки об'єктів: експорт у вказану теку файлової системи, імпорт документів, що прийшли, по електронній пошті, видалення з системи документообігу, зміна статусу, відсилання вказаним адресатам по електронній пошті, відповідно до набудованого шаблона.

Надається можливість тестового запуску роботів з метою визначення об'єктів документообігу, які будуть оброблені роботом, що тестується, у разі його реального запуску.

Для коректної роботи модуля необхідне проведення наступних настройок:

вказівка конфігурації MS Outlook, використовуваної для розсилки об'єктів документообігу роботами;

створення адресної книги, що містить адресатів, яким будуть відсилатися об'єкти документообігу;

створення набору шаблонів поштових повідомлень, використовуваних при розсилці об'єктів документообігу роботами;

настройка програм упаковки даних (архіваторів), у разі необхідності їх використання для упаковки об'єктів документообігу перед відсиланням або розпаковуванню при імпорті.

4.2.7.2. Автоматичний запуск роботів

Модуль забезпечує зберігання і візуалізація списку роботів, забезпеченого відомостями про властивості кожного робота і його поточний статус.

Відповідно до параметрів роботів проводиться їх регулярний автоматичний запуск, а також ручний запуск у разі виникнення такої необхідності.

Під час роботи модуля надається докладний протокол дій, виконаних кожним роботом під час обробки.

Книги принадлежат их авторам и выставлены для ознакомления