Книги

• Разное
• Экономика
• Право
• История
• Шпоры

реклама

3. Канали отримання інформації

Джерела інформації багаточисельні та різноманітні. Наприклад від одного кліента вам стало відомо, що ваш конкурент готується випустити нову продукцію, постачальник сповістив, що цей конкурент надав йому важливе замовлення на поставку, банкір, що здійснив кредитування тощо. Уся ця інформація може надходити різними каналами.

Можна виділити наступні канали надходження інформації: текст, фірма, консультант, бесіда, “джокер”.

Канал текст - охоплює такі джерела: загальні публікації, спеціальні публікації, та банки даних. По цьому каналу підприємство отримує 30-40% своєї інформації.

Канал фірма, який з’являється у результаті контактів персоналу підприємства з усіма партнерами. Через цей канал проходить від 30 до 40 % інформації. Він об’єднує такі джерела: клієнти, постачальники, банкіри, розпорядники та агенти. Разам з персоналом, що певною мірою контактує з сторонніми організаціями це складає внутрішню мережу підприємства.

Наступний канал, з узагальненою назвою консультант, об’єднує суспільні служби, консультантів та адміністрацію. Він надає 10-15% інформації у формі консультацій, експертиз тощо.

І останній канал, який охоплює такі джерела, як ярмарки, салони та конференції, має назву бесіда. Через цей канал надходить 5-6% інформації.

Для отримання 100% інформації необхідний ще один канал – “джокер”, через який надходить інформація випадково.

4. Вимоги до системи управління інформаційними ресурсами організації

Керівникам фірм, що планують покращити свій бізнес через ефективне управління інформаційними ресурсами, варто взяти до уваги наступні положення:

1. Наявність інформації сама по собі не вирішує всіх проблем управління, лише тільки визначає перелік заходів, які необхідно здійснити.

2. З отриманою інформацією необхідно працювати. Це може робити кваліфікований експерт-аналітик профільної сторонньої фірми, або треба налагодити її обробку силами власного персоналу.

3. Робота з інформацією скоротить запас вільного часу особисто керівника і співробітників. При цьому можна втратити контроль над ходом розробки правильного рішення, отже приймати невиправдані інтуїтивні рішення.

4. Доведеться стримувати опір осіб середнього і нижнього рівня управління. Мотивація їх поведінки досить проста: вони не бажають змінювати що-небудь у своїй роботі, вони бояться застосування нестандартних підходів.

5. Оцінюйте вартість одержуваної інформації, щоб її ціна не стала вищою за комерційну вартість результату її використання.

6. Інформація, надана фахівцю, є для нього сировиною та інструментом. Чим добротніша сировина та довершеніший інструмент, тим ефективнішою і продуктивнішою буде праця фахівця при вирішенні проблеми.

Управління всіма видами інформаційних ресурсів, використовуваних у діяльності організації, потребує розв'язання таких завдань:

управління опрацюванням і рухом інформації;

управління використанням інформації.

Управління процесами опрацювання та обміну інформацією включає такі заходи:

1. Регулювання інформаційних потоків - інформація повинна бути структурована за певними категоріями, повинні бути виявлені споживачі кожної категорії інформації і канали її одержання.

Одним з можливих способів широкого інформування працівників про діяльність підприємства є інформаційні бюлетені, які можуть розповсюджуватись як у друкованому вигляді, так і за допомогою сучасних інформаційних технологій.

Організація системи зворотного зв'язку, за допомогою якої орган управління одержує інформацію про поточний стан об'єкта управління.

Впровадження сучасних інформаційних технологій.

Сучасні концепції управління інформаційною діяльністю на підприємствах широко застосовують ідеї інформаційної логістики[3] для побудови моделей інформаційної діяльності підприємства, які відображають взаємозв'язки між інформаційними потоками. Концептуальні засади інформаційної логістики ми будемо розглядати як окрему тему.

Впровадження комп'ютерних технологій дозволяє застосовувати менеджмент ділових процесів (Workflow Management), який представляє собою управління інформаційною логістикою на базі комп'ютерної технології і має на меті забезпечення діяльності з виконання господарських завдань необхідною інформацією відповідного виду, обсягу, якості, у відповідні терміни й у відповідному місці. Цій темі також буде приділена увага в рамках даного курсу.

Застосування зазначених концепцій дозволяє побудувати інформаційну модель організації, яка є схемою потоків інформаційних повідомлень, використовуваних у процесі управління, відображає різні процедури виконання функцій управління організацією і пов'язує кожне завдання з вхідними і вихідними документами. Теорія і методика інформаційного забезпечення і документування управлінських процесів, управління документацією (в тому числі електронною) потребує вивчення самої схеми управління, змісту управлінських зв'язків, впливу управлінської дії суб'єкта, що керує, на керований об'єкт, а також проблем, пов'язаних із наступним користуванням документами у їх динамічному стані, тобто потребує застосування методології інформаційного менеджменту.

Зважаючи на те, що значну частину інформаційних потоків в організації складає  персональна, або прихована, інформація – персональне знання, нерозривно пов'язане з індивідуальним досвідом, в останні роки інтерес фахівців націлено на концепцію управління знаннями - Knowledge Management (КМ). – Управління знаннями – це організація управлінських дій на базі всіх інформаційних ресурсів фірми. Мета КМ – виявити та повернути на користь фірми всю наявну у неї інформацію, досвід і кваліфікацію працівників, з метою підвищення якості обслуговування клієнтів та скорочення періоду реагування на зміну ринкових умов.

Вирішення проблем, пов'язаних із технічним, технологічним, лінгвістичним забезпеченням потребує застосування методології інноваційного менеджменту, стратегічного менеджменту і менеджменту проектів.

Управління використанням інформації ґрунтується на концепції життєвого циклу інформаційного ресурсу, модель якого представлена на рис. 6.

Рис. 6. Життєвий цикл інформаційного ресурсу

Життєвий цикл інформаційного ресурсу визначає цикл взаємодії фахівця і системи:

визначення цілей (особистих, корпоративних, суспільних) і змісту інформації, необхідної для їх досягнення;

створення, збирання, зберігання і пошук інформації;

передавання інформаційних ресурсів користувачам і їх використання;

оновлення у процесі використання, пов'язане з оновленням властивостей, якостей, підвищенням продуктивності, інших ознак;

утилізація та ліквідація.

Розглянемо, які функції управління виконуються на кожному з етапів життєвого циклу інформаційного ресурсу (див. табл. 2).

Типовими завданнями є виконання основних функцій менеджменту, таких як планування, організація, координація, контроль.

Таблиця 2. Функції управління на етапах життєвого циклу інформаційного ресурсу

Керуючись для надання інформації принципом just-in-time, прийнятим для організації постачання ресурсами, треба мати на увазі, що будь-яка інформація цінна лише тим, що на її основі приймаються ті чи інші рішення. Тобто, щоб зрозуміти призначення й цінність будь-якої інформації необхідно розглядати її в межах конкретного "управлінського" або "технологічного циклу", у якому саме вона й може бути затребувана.

Розглянемо спочатку управлінські цикли[4]. Відповідно до сучасних підходів до управління в будь-якій бізнес-системі виділяють процеси, що відносяться до двох аспектів менеджменту, які умовно позначають як "менеджмент ресурсів" і "менеджмент організації". Вони істотно відрізняються один від одного об'єктами управління, базовим моделями й, відповідно, - управлінськими циклами.

У якості стандартного для будь-якої компанії можна прийняти деякий управлінський цикл, який містить наступний набір управлінських операцій:

1) Збір інформації;

2) Прийняття рішення;

3) Реалізація цього рішення;

4) Облік і Контроль;

5) Аналіз;

6) Регулювання.

 Будь-яка функціональна галузь управління, наприклад, маркетинг або стратегічний менеджмент, уважається повною мірою підтриманою у компанії, якщо вона містить зазначений набір управлінських операцій.

В основі циклу управління ресурсами (наприклад, фінансовими або матеріальними) лежить розрахунок або імітаційне моделювання й контроль результатів:

вибір (або отримання від системи верхнього рівня) цільового критерію оцінки якості рішення;

збір інформації про ресурси підприємства або можливості зовнішнього середовища;

прорахунок варіантів (з різними припущеннями про можливі значення параметрів);

вибір оптимального варіанта - прийняття рішення (ресурсного плану);

облік результатів (і звітність);

порівняння із прийнятим критерієм оцінки (контроль результатів);

аналіз причин відхилень і регулювання (повернення до a, b або c).

В основі циклу організаційного менеджменту (тобто організації систематичного виконання будь-якої цілеспрямованої діяльності в компанії) лежить структурне або процесне моделювання й процедурний контроль:

визначення складу завдань (окремих функцій, операцій);

вибір виконавців (розподіл зон і ступеня відповідальності);

проектування процедур (послідовності й порядку виконання);

узгодження й затвердження регламенту виконання (процесу, плану заходів);

звітність про виконання;

контроль виконання (процедурний контроль);

аналіз причин відхилень і регулювання (повернення до a, b або c).

Глибина й ступінь деталізації циклів залежить від рівнів управління.  Природно, що найбільш повний управлінський цикл реалізується в процесах стратегічного рівня. Ось, наприклад, які варіанти деталізації зустрічаються найчастіше:

Збір інформації:

Визначення складу збираної інформації;

Визначення форм звітності.

Прийняття рішення:

Аналіз альтернатив;

Підготовка варіантів рішення;

Ухвалення рішення;

Прийняття критеріїв оцінки.

Реалізація:

Планування;

Організація;

Мотивація;

Координація.

Облік і Контроль виконання:

Облік результатів;

Порівняння за прийнятими критеріями.

Аналіз:

Аналіз додаткової інформації;

Діагностика можливих причин відхилень;

Регулювання:

Регулювання на рівні реалізації (повернення до п.3);

Регулювання на рівні прийняття рішення (повернення до п. 1, 2).

Відповідно й вимоги до інформації й старанності підготовки рішень тут пред'являються особливі.

Прикладом циклу організаційного управління може слугувати класичний цикл Шухардта –Дьомінга – PDCA (рис. 7)

Рисунок 7 - Цикл PDCA

У цьому циклі, важливо те, що дії треба оцінювати стосовно того, що сплановано, а не стосовно того, що зроблено або вийшло. Планується й контролюється результат і процедура процесу, а рішення приймаються на основі його детального вивчення й аналізу. Отже тут важливою є точна процедурна інформація.

Що ж стосується "технологічних" циклів то тут важко ввести будь-яку типізацію. Тут можна знову ж таки звернутись до стандартів менеджменту якості або стандартів CALS (Continuous Acquisition and LifeCycle Support – "безперервний збір даних і підтримка життєвого циклу"), які "стандартизують" поняття "життєвого циклу продукції" (life cycle). Слід зазначити, що концепція CALS, що виникла в США існує менше десяти років, а її європейський аналог - PLM (Product Lifecycle Management – "управління життєвим циклом виробів") і того менше. Їх місія - забезпечити потреби індустріального виробництва, і насамперед науковомісткого й високотехнологічного машинобудування. Особливістю технологій CALS/PLM, що інтенсивно розвиваються в останні роки, є синтез предметних дисциплін й ІТ. Головні цілі цього синтезу такі: створення електронного опису виробу, що містить необхідні дані по його виробництву й супроводу на всіх наступних етапах життєвого циклу (експлуатація й обслуговування, ремонт, модернізація, логістичний супровід, утилізація); створення наскрізної технології обробки інформації учасниками життєвого циклу виробу на всіх його етапах, що забезпечує максимум повторного використання електронних даних при передачі даних між компонентами інформаційних систем (величезну роль у цьому відіграють системи CALS-стандартів); створення технології інформаційної взаємодії учасників життєвого циклу виробів, як основи для проведення спільних робіт.

На рисунку 8 представлено життєвий цикл продукції відповідно до стандарту ISO 9000:2000.

Рис. 8 Життєвий цикл продукції відповідно до стандарту ISO 9000:2000

Наведений на рис. 8 перелік стосується верхнього рівня управління і прийнятний для будь-якої продукції, інформаційних продуктів і послуг, у тому числі. На більш низьких рівнях, як точний склад, так і порядок реалізації підпроцесів "життєвого циклу" обумовлений галузевою специфікою. Зокрема, можна звернутись до розглянутої раніше моделі життєвого циклу інформаційного ресурсу (рис. 6).

Нині провідними гравцями на інформаційному ринку інтенсивно опрацьовується концепція  Управління життєвим циклом інформації (Information Lifecycle Management, ILM).

Концепція ILM заснована на оцінці рівня значимості для підприємства тієї чи іншої інформації на кожному етапі її існування. Значимість визначається правилами й процедурами компанії: співробітники, державні регулювальні органи, замовники й партнери, які впливають на бізнес-правила, будучи авторами корпоративної інформації різних типів. Інформаційні системи управляють інформацією на основі цих правил, супроводжуючи її на всьому її життєвому шляху.

Однак ILM - це не набір технологій, а інтегрований комплекс організаційних й апаратно-програмних рішень.

За твердженням аналітиків, реалізація концепції Information Lifecycle Management дозволить інтегрувати процеси обробки інформації протягом усього її життєвого циклу, істотно зменшити вартість володіння, збільшивши продуктивність і гарантувавши необхідний рівень обслуговування.

Концепція ILM є результатом еволюції технологій, і невипадково, різні вендори мають різні точки зору на ILM. Більш докладно з концепцією та найбільш відомими ILM-рішеннями ми познайомимось пізніше, оскільки концепція ILM також є предметом окремої теми у рамках цього курсу.

Отже, повноцінна технологія управління життєвим циклом інформації повинна:

мати у своєму розпорядженні дані про логічну організацію інформаційних об'єктів;

мати у своєму розпорядженні дані про архітектуру прикладних даних корпоративної бази;

мати у своєму розпорядженні дані про організаційну структуру (джерела даних), інфраструктуру підприємства і його телекомунікації (для цього існує ще один різновид ILM - Infrastructure Lifecycle Management);

мати у своєму розпорядженні дані про мобільність і шляхи міграції інформаційних об'єктів при виконанні бізнес-процесів;

забезпечувати механізми захисту даних, заснованих на логічній організації даних про вироби й фізичній ізоляції відповідних сегментів даних;

ураховувати обмеження ІТ-інструментів на організацію зберігання даних.

Книги принадлежат их авторам и выставлены для ознакомления